Eine einfache Methode für mehr Fokussierung in Besprechungen
Die Pomodoro-Technik ist DER Klassiker für konzentriertes Arbeiten am eigenen Schreibtisch. Aber sie funktioniert auch für mehr Fokussierung und weniger Ablenkungen in gemeinsamen Besprechungen. Hier ist die Erklärung.
Was ist die Pomodoro-Technik?
Bei der Pomodoro-Technik handelt es sich um die möglicherweise bekannteste Methode zum Zeitmanagement. Dafür wird ein Timer auf 25 Minuten gestellt. In dieser Zeit wird konzentriert an einer einzelnen Sache gearbeitet (Monotasking statt Multitasking). Nach Ablauf der 25 Minuten folgt eine Pause von 5 Minuten, in der man alles andere tun kann – einen Kaffee holen, Lüften, die Mails checken etc. Danach beginnt der Ablauf von vorne: wieder 25 Minuten Fokus, dann 5 Minuten Pause. Dieser Pomodoro-Zyklus kann beliebig oft wiederholt werden. (Mehr dazu gibt es im Wikipedia-Artikel zur Pomodoro-Technik.)
Wie funktioniert die Pomodoro-Technik für Meetings?
Die Pomodoro-Technik lässt sich auch auf gemeinsames Arbeiten anwenden, also zum Beispiel auf Besprechungen und Workshops. Denn auch in solchen Runden kann es zum Problem werden, wenn die Ablenkung zu groß wird, insbesondere über digitale Kanäle. Die Grundidee ist einfach: Die Gruppe trifft zu Beginn eine gemeinsame Verabredung, wann sie fokussiert arbeitet und wann die Anwesenden „abschweifen“, also zum Beispiel Messenger-Nachrichten oder E-Mails beantworten. Das Motto ist quasi: „Wir müssen alle zwischendurch mal etwas anderes machen – dann ist es doch praktischer, wenn wir das gleichzeitig tun.“
Praktisch kann man zum Beispiel einfach einen Küchentimer auf den Tisch stellen, der für 50 Minuten läuft. Danach gibt es 10 Minuten Pause. (Unabhängig davon braucht es bei Workshops oder längeren Besprechungen natürlich noch „richtige“ Pausen.)
Zwei Optionen für konzentriertes Arbeiten
Die praktische Umsetzung, wie alle konzentriert bei einer Sache bleiben und sich nicht von anderen Dingen ablenken lassen, kann auf zwei unterschiedlichen Wegen erfolgen. Es gibt eine „milde“ und eine „harte“ Variante.
- Option 1 – als Selbstverpflichtung. Hier verlässt sich die Gruppe alleine auf den sozialen Druck. Alle könnten prinzipiell auf den Geräten vor sich ständig abschweifen. Durch die gemeinsame (Selbst-)Verpflichtung wird das erschwert.
- Option 2 – Geräte aus der Hand. Die harte Variante sieht vor, dass Laptops zugeklappt und Smartphones mit dem Bildschirm nach unten gelegt werden.
Die zweite Variante ist naturgemäß nur in Präsenz-Settings möglich. Außerdem kommt sie an Grenzen, wenn die Teilnehmenden der Runde zum Beispiel auf demselben Gerät Notizen machen / recherchieren / nachschlagen, das sie auch für Ablenkungen nutzen können. In manchen Fällen hilft es, analoge Ausweichmöglichkeiten bereitzustellen, z.B. Notizzettel und Stifte für alle.
Lizenz
Urheber dieses Materials: „Jöran Muuß-Merholz / Agentur J&K – Jöran und Konsorten | https://selbstlernen.net | Lizenz zu diesem Material: CC BY 4.0