Countdown-Mailings, Tagesbriefings und Post-Event-Nachrichten

Bei vielen Veranstaltungen melden sich die Teilnehmenden an, erhalten eine Bestätigungsmail und hören dann erst wieder kurz vor dem Veranstaltungstag von den Ausrichter*innen.

Dabei eignet sich die Zeit vor einer Veranstaltung dazu, frühzeitig eine Beziehung mit den Teilnehmenden aufzubauen. Gerade bei Online-Veranstaltungen ist die Konkurrenz groß. Neben anderen Events, die evtl. zeitgleich stattfinden, sind Haushalt, Familie und Arbeit eine nicht zu unterschätzende Ablenkung für die Teilnahme an einer Veranstaltung.

Regelmäßige E-Mails sind ein gutes Mittel, um bei den Teilnehmenden präsent zu bleiben. Sie stimmen auf die Veranstaltung ein und steigern so die Vorfreude an der Teilnahme. Außerdem erzeugen sie Routinen und Gemeinschaft, weil sie sowohl Kontinuität als auch Wiedererkennungswert fördern.

Countdown-Mailings

Countdown-Mailings funktionieren ähnlich wie ein Adventskalender. Im Vorfeld einer Veranstaltung wird beispielsweise pro (Werk)tag eine Mail an die Teilnehmenden geschickt, dabei wird ein Countdown heruntergezählt.

Diese Mailings lassen sich in unterschiedlichen Varianten verschicken. Welche Variante für eine Veranstaltung die richtige ist, hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie beispielsweise der Vorlaufzeit zum Veranstaltungstag oder den vorhandenen Kapazitäten des Planungsteams.

Was steht drin?

Countdown-Mailings müssen nicht lang sein, um zu funktionieren. Es geht nicht darum, möglichst viele Informationen zu vermitteln, sondern Vorfreude, Kontinuität und Sichtbarkeit zu schaffen. Es ist ausreichend, wenn pro Mail nur ein Hinweis oder Aspekt im Mittelpunkt steht. Das kann beispielsweise das Kennzeichnen eines besonderen Programmpunktes sein, Hinweise zur Technik oder der Verweis auf eine Neuigkeit auf der Website.

Das bedeutet aber nicht, dass diese Mailings nicht auch umfangreicher gestaltet werden können und mehr in Richtung Newsletter konzipiert werden.

Beim #L21camp im Sommer 2021 wurde 13 Tage vor dem Veranstaltungstag je eine Mail verschickt. In jeder Mail gab es eine kleine Ansprache mit einem Hinweis auf die nachfolgenden Infos. Und dazu ein Update zur bevorstehenden Veranstaltung, ein Feature zu einer Session, einen Hinweis auf ein Material auf der Website, ein Tool zum Ausprobieren sowie die wichtigsten Infos im Überblick.

Begrüßungsmail und Backlog

Die erste Mail eines Countdown-Mailings dient nicht nur der Begrüßung und Einstimmung auf die weitere Kommunikation, sondern bietet die Möglichkeit, den bevorstehenden Mailing-Rhythmus anzukündigen und Hinweise zu geben.

Da bei den meisten Online-Veranstaltungen die Anmeldung bis kurz vor Veranstaltungsbeginn möglich ist, kommen im Laufe der Vorbereitung neue Teilnehmende hinzu. Läuft dann das Countdown-Mailing bereits, kann die Begrüßungsmail (ggf. mit kleinen Anpassungen) in der Mail der Anmeldebestätigung ergänzt werden. So erhalten die neuen Teilnehmenden mit der Bestätigung den Hinweis auf das Countdown-Mailing.

Je nach Art und Inhalt der Mailings müssen die neuen Teilnehmenden ggf. auch mit den Informationen aus den vorherigen Mails versorgt werden. Hierfür bietet sich ein einfaches Mittel an.

Ganz am Ende einer jeden Mail wird ein Abschnitt (beispielsweise mit der Überschrift „Was bisher geschah …“) ergänzt, in dem die Infos aus den bereits vorausgegangen Mails aufgeführt sind. Neue Teilnehmende haben so die Möglichkeit, alle relevanten Infos nachzulesen und für die übrigen Teilnehmenden „stört“ der Abschnitt nicht, da er ignoriert werden kann.

Rhythmus und Startpunkt

Es gibt kein Pauschalrezept zum Rhythmus von Countdown-Mailings. Bei der täglichen oder werktäglichen Variante zeigt die Erfahrung, dass sich ein Startpunkt von einer bis zwei Wochen vor der Veranstaltung bewährt hat.

Ist viel Vorlauf vor einer Veranstaltung vorhanden, kann mehrere Monate vorab mit den Mailings begonnen werden. Dann sollte der Rhythmus von täglich auf wöchentlich umgestellt werden. In dieser Variante ist es beispielsweise nett, wenn den Teilnehmenden neben der Nennung von Highlights oder Hinweise zur Veranstaltung auch Einblicke in die Vorbereitung gegeben werden.

Tagesbriefings

Tagesbriefings sind eine wunderbare Methode, um mit den Teilnehmenden während einer Veranstaltung in Kontakt zu bleiben. Gerade bei Online-Veranstaltungen und insbesondere bei mehrtägigen Events suchen sich viele Teilnehmende gezielt Programmpunkte, an denen sie teilnehmen wollen aus, anstatt eine Veranstaltung von Anfang bis Ende zu besuchen. Außerdem ist der „Schwund“ an Teilnehmenden im Verlauf des Events groß.

Tagesbriefings werden während der Durchführung einer Veranstaltung täglich verschickt und enthalten tagesaktuelle Infos beispielsweise zum Programm und Rahmen.

Außerdem können sie weitere Elemente wie einen Rückblick auf den vorherigen Tag und einen Ausblick auf den kommenden Tag beinhalten.
Die Teilnehmenden erhalten dadurch einen kompakten Überblick zu anstehenden Programmpunkten und bleiben über die Veranstaltung informiert, auch wenn sie ggf. nicht alle Programmpunkte besuchen.

Post-Event-Nachrichten

Post-Event-Nachrichten werden klassischerweise nach der Veranstaltung verschickt. In so einer Mail wird den Mitwirkenden und Teilnehmenden gedankt, vielleicht gibt es einen Link zu einer Evaluation. Meist enthält sie die Dokumentation mit einer kleinen Zusammenfassung, Kennzahlen und Fotos, Hinweise zu den Folien der Referent*innen und einen Ausblick auf weitere Veranstaltungen und Aktivitäten.

Anstatt all diese Infos in einer Mail zu verschicken und die Kommunikation mit den Teilnehmenden quasi abrupt zu beenden, kann ein langsamer Ausstieg aus der Kommunikation eine Alternative sein.

Angelehnt an die Countdown-Mailings werden die Informationen auf mehrere Mails aufgeteilt und in der Woche nach der Veranstaltung verschickt.

Vorbereitung und Planung

Zu Beginn steht die Planung der Kommunikation. Dazu wird festgelegt welche Methoden in welcher Variante für die Veranstaltungskommunikation genutzt werden soll. Anschließend braucht es einen Redaktionsplan (hier reicht eine kleine Tabelle) in dem die Themen auf die Versandtage verteilt werden. Sind diese Vorbereitungen abgeschlossen, werden die Mailingtexte geschrieben. Sind diese Vorbereitungen abgeschlossen, werden die Mailingtexte geschrieben und können je nach Mailing-System oder – Art (per Hand oder terminiert etc.) verschickt werden.

Beispiel: Redaktionsplan für eine Veranstaltungskommunikation

Tipp: Inhalte für Social Media

Werden für die Veranstaltung Social Media-Kanäle bespielt, lassen sich die Inhalte aus den jeweiligen Mailings in evtl. leicht abgewandelter Form zeitgleich für diese Kanälen verwenden.