„Alles was Du wissen musst“-Spickzettel

Im Vorfeld der Veranstaltung müssen die Teilnehmenden mit allen notwendigen Informationen versorgt werden. Auch wenn diese auf der Veranstaltungswebsite zu finden sind, sollten sie vorab noch einmal direkt kommuniziert werden. Redundanz schadet in diesem Fall nicht. In einem Mailing können die Informationen übersichtlich und kompakt dargestellt werden. Dies gibt den Teilnehmenden nicht nur einen guten Überblick und Orientierung, sondern stimmt sie gleichzeitig auf die bevorstehende Veranstaltung ein.
Sollten die vorab verschickten Informationen umfangreicher sein, bietet sich eine der drei Methoden zur Mail-Kommunikation aus unserem Artikel Countdown-Mailings, Tagesbriefings und Post-Event-Nachrichten an.

10 Dinge, die die Teilnehmenden vorab wissen sollten

Einige Punkte sind nur relevant, falls es sich bei der Veranstaltung um ein Barcamp handelt.

Ort und Zeit
Neben dem Ort bzw. der Veranstaltungsplattform, dem Datum und der Zeit, bietet es sich an, zusätzlich einen Link zu einer Kalender-Datei anzubieten. So können die Teilnehmenden den Termin direkt in ihren Kalender laden.

Zugang zur Veranstaltung / Anfahrtsbeschreibung
Die Teilnehmenden erfahren, wie sie Zugang zur Online-Veranstaltung erhalten. Wo finden sie den Link? Müssen sie sich vorab anmelden oder registrieren, braucht es ein Passwort? Die Antworten auf diese Fragen sollten in diesem Abschnitt erklärt werden. Nennen sie auch den Ort / Online-Raum, in dem die Veranstaltung startet.

Programm
Link und kurzer Überblick zum Programm. Falls passend, können Programm-Highlights genannt werden.

Der Sessionplan (Barcamp-Spezifisch)
Link und kurzer Hinweis zum Sessionplan. Ggf. Hinweis, bis wann Sessions eingereicht werden können.

Die Workshops
Übersicht zu den angebotenen Workshop und ggf. Hinweis zu Anmeldemodalitäten.

Veranstaltungs-Knigge
Hinweise zum Umgang miteinander während der Veranstaltung.

Dokumentation
Hinweise zur Dokumentation. Wird diese zentral organisiert, gibt es Folien und Ergebnisse im Nachgang? Beim Barcamp: Wie werden die Sessions dokumentiert?

Inhaltliche Vorbereitung
Gibt es Materialien, mit denen sich die Teilnehmenden im Vorfeld beschäftigt haben müssen?

Technik-Briefing
Links oder kleine Anleitung zur Technik. Müssen die Teilnehmenden vorab eine Software installieren? Müssen sie ein Update ihres Geräts durchführen. Was gibt es sonst technisch zu beachten?

FAQ und Kontakt
Link zur FAQ auf der Veranstaltungswebsite und Hinweise zu Kontaktmöglichkeiten.

Außerdem sollten folgende Regeln beachtet werden:

• Nenne die wichtigsten Punkte zu Beginn.
• Wähle einen aussagekräftigen Betreff, beispielsweise „#L21camp | Alles was Sie zur Veranstaltung wissen müssen“.
• Wenn etwas nicht in 2-3 Sätzen zu erklären ist, setze einen Link zu einer ausführlichen Beschreibung (beispielsweise auf das Programm auf der Veranstaltungswebsite oder ein Technik-Briefing).
• Übertreibe es nicht mit den Ausführungen. Zu viele Infos im Mailing wirken abschreckend, reduziere auf das Notwendigste.

Zusätzlich zum Mailtext bietet es sich an, die genannten Infos als gestaltetes PDF im E-Mail-Anhang oder als Download-Link mitzuschicken. Die Teilnehmenden haben so alle Informationen auf einem Blick, können sich diese abspeichern und zur Veranstaltung wieder hervorholen.

Wir haben eine Vorlage erstellt, die kopiert und auf die eigene Veranstaltung angepasst werden kann.