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Zoom Events als Plattform für Veranstaltungen

Einstieg im Hinblick auf Mit-Lernende, Thema und Technik – mit nur einer Methode

Zoom-Events | Jula Henke für J&K – Jöran und Konsorten, CC BY 4.0

Wir haben die neue virtuelle Event-Plattform von Zoom für das Barcamp L21camp im November 2021 ausprobiert und werden in diesem Artikel ausführlich über unsere Erfahrung mit Pro und Kontra berichten. Dabei stellen wir nicht nur die wichtigsten Funktionen von Zoom Events dar, sondern reflektieren auch über die Nutzbarkeit der Plattform im Bildungskontext.

Was ist Zoom Events? Was kostet Zoom Events?

Zoom Events ist eine virtuelle Event-Plattform für das Veranstalten von Online-Konferenzen, Tagungen, Barcamps etc. in Form von Einzel- oder Mehrfachsitzungen. Zoom Events baut auf den Funktionen von Zoom Meetings und Webinars auf. Events können öffentlich oder privat, kostenlos oder kostenpflichtig sein. Zusätzlich zu den bekannten Zoom-Möglichkeiten gibt es Funktionen für spezielle Event-Hubs, Registrierungs- und Ticketing-Optionen sowie für Networking unter Teilnehmenden.

Ein Event-Hub ist eine Sammlung von bevorstehenden, aktuellen und vergangenen Veranstaltungen, die von einer Gruppe von lizenzierten Zoom-Hosts erstellt wurden. Event-Hubs können eingesetzt werden, um Veranstaltungen zu einem bestimmten Thema zu kombinieren bzw. zu trennen. Als Inhaber*in einer Zoom Events-Lizenz kann man solche Event-Hubs erstellen, beispielsweise für eine Veranstaltungsreihe oder einem mehrtägigen Event, zu dem Teilnehmenden sich nach Tagen getrennt anmelden können.

Die Kosten für eine Zoom Events-Lizenz fangen bei 92 Euro pro Monat an, also sehr konkurrenzfähig, erst Recht, weil die Lizenz nach einem Monat wieder gekündigt werden kann. Wie bei den Meeting- oder Webinar-Lizenzen kann jede Lizenz nur einem Zoom-Account zugewiesen werden. Zu beachten ist, dass ein*e Nutzer*in nicht gleichzeitig eine Zoom Events-Lizenz und eine Webinar-Lizenz haben darf, weil die Zoom Events-Lizenz die Webinar-Lizenz überflüssig macht.

Was kann Zoom Events? Differenzierung von Zoom Webinaren und Zoom Meetings

Unserer Einschätzung nach liegt ein entscheidender Unterschied zwischen Zoom Webinaren oder Zoom Meetings einerseits und Zoom Events andererseits darin, dass die Teilnehmenden ein Zoom-Konto haben müssen, weil der Zugang zur Plattform nur mit einem Zoom-Konto möglich ist.

Zoom Events bietet zwei Formate an: „Event“ (dt. Einzelsitzung) und „Conference“ (dt. Konferenz). Eine Einzelsitzung kann in Form eines Zoom-Webinars oder Zoom-Meetings stattfinden. Eine Konferenz umfasst eine Reihe von Sitzungen oder parallele Sitzungen und kann einen Tag oder mehrere Tage dauern.

Registrierungs- und Ticketing-Optionen

Vor dem Veranstaltungsbeginn kann man entscheiden, ob die Veranstaltung kostenlos oder kostenpflichtig sein soll. Das ist für die Registrierungs- und Ticketing-Optionen relevant. Bei kostenpflichtigen Veranstaltungen ist die Nutzung von Zoom Events nicht weltweit verfügbar. Als Zahlungsmethode werden Paypal und Stripe angeboten. Die Veranstalter*innen können ein Geschäftskonto bei Paypal oder Stripe verknüpfen, eine Rechnungsadresse und Steuernummer angeben sowie Stornierungsbedingungen und Erstattungsrichtlinien festlegen. Wenn die Veranstaltung kostenlos ist, wird die Bezahlung übersprungen, wobei der Preis des kostenlosen Tickets als „0 Dollar“ in der Bestellbestätigung angezeigt wird.

Wenn die Veranstaltung kostenlos ist, wird die Bezahlung übersprungen, wobei der Preis des kostenlosen Tickets in der Bestellbestätigung angezeigt wird. Zurzeit (Stand: Januar 2022) wird die Währung immer als USD angezeigt. Screenshot – nicht unter freier Lizenz.

Mit der Ticketing-Option haben die Veranstalter*innen viel Spielraum, verschiedene Ticketkategorien anzubieten. Die Anzahl der zu verkaufenden Tickets hängt von der Kapazität der Zoom Events-Lizenz ab. Diese fängt bei 500 an und endet bei 50.000 Teilnehmenden. Es gibt fünf Ticketkategorien, die von Zoom Events voreingestellt und je nach Rolle automatisch vergeben werden: „Alternative Host Ticket“ (Co-Host-Ticket), „Speaker Ticket“ (Referent*innen-Ticket), „Sponsor Ticket“ (Sponsor*innen-Ticket), „Panelist Ticket“ (Diskussionsteilnehmer*innen-Ticket) und „Interpreter Ticket“ (Dolmetscher*innen-Ticket). Man kann im Anmeldungsformular weitere Datenfelder ergänzen, wobei die Teilnehmenden selber entscheiden können, ob sie diese beantworten wollen. Sobald der Ticketverkauf beginnt, kann man nachträglich keine Änderungen mehr an den Ticketeinstellungen machen. Alternativ kann man die Registrierung separat von Zoom Events laufen lassen und abschließend eine Gästeliste hochladen.

Veranstaltungsprogramm

Die Veranstalter*innen können im Vorfeld das Programm von der Veranstaltung in Zoom Events veröffentlichen. Eine interessante Besonderheit besteht darin, dass die Uhrzeiten je nach Geräteeinstellungen automatisch angepasst werden. Mit Zoom Events ist es möglich, Profile für Referent*innen anzulegen und diese mit den entsprechenden Programmpunkten zu verknüpfen. Die Referent*innen bekommen dann ein Referent*innen-Ticket und können mit diesem Ticket die Details ihrer Session selber bearbeiten (u.a. Beschreibung oder Vorschaubild).

Die Programmübersicht aus der Sicht der Veranstalter*innen. Das Interface ist zurzeit (Stand: Januar 2022) auf Englisch. Screenshot – nicht unter freier Lizenz.

Die Veranstaltung können die Veranstalter*innen in Ruhe einrichten und als Entwurf speichern. Nach der Veröffentlichung der Veranstaltung wird der Ticketverkauf gestartet beziehungsweise die Einladung an die Gästeliste verschickt. Ab diesem Zeitpunkt werden je nach Veranstaltungstyp bestimmte Konfigurationen nicht mehr veränderbar sein (Zoom-Hilfsartikel, s. „Zoom Event details that can be edited after publishing“).

Bereich für Sponsor*innen

Weil Zoom Events eine All-in-One-Plattform ist, können die Veranstalter*innen einen Bereich für Sponsor*innen gestalten, wo die Teilnehmenden Information von den Sponsor*innen bekommen, mit einer Ansprechperson reden oder Materialien herunterladen können. Mit Blick auf Bildungsveranstaltungen könnte dieser Bereich gut genutzt werden, um beispielsweise Kooperationspartner*innen oder Beispielprojekte einzeln vorzustellen. Es ist jedoch auch möglich, den Bereich für Sponsor*innen gar nicht zu bedienen. Dann wird er nach der Veröffentlichung der Veranstaltung unsichtbar bleiben.

Vernetzungsmöglichkeit für Teilnehmenden

Zoom Events bietet als Vernetzungsmöglichkeit einen „Lobby Chat“ an, wo die registrierten Teilnehmenden miteinander schreiben und vernetzen können. Wenn man den Zoom-Client nutzt, kann man eine Kontaktanfrage schicken und auch nach der Veranstaltung die neuen Kontakte im Zoom-Client unter „Kontakte“ finden. In der Lounge kann man Nachrichten schreiben, auf Nachrichten mit Emojis reagieren und in einem Thread antworten. Die Veranstalter*innen können festlegen, ab und bis wann die Lounge für die Teilnehmenden zugänglich werden soll. Es gibt laut Zoom-Angaben keine Begrenzung, wie früh im Voraus und wie spät im Nachgang die Lounge geöffnet bleiben kann – vorausgesetzt, dass die Lizenz weiter bestehen bleibt.

Bildschirmaufnahme vom virtuellen Weihnachtsmarkt der bpb. Auf der rechten Seite befindet sich die sog. „Lobby“, wo sich die Teilnehmenden nach individueller Zustimmung der Nutzung miteinander vernetzen können. Screenshot – nicht unter freier Lizenz.

Dokumentation und Aufzeichnung

Wie bei den Zoom-Webinaren und Zoom-Meetings können die Sitzungen in Zoom Events aufgezeichnet werden, allerdings nur als Cloud-Aufzeichnung. Die Veranstalter*innen können entscheiden, ob die Aufzeichnung automatisch gestartet werden und ob die Teilnehmenden nach der Veranstaltung automatisch über die Plattform Zugriff auf diese Aufzeichnungen haben können. Außerdem ist ein Livestreaming über die Plattform hinaus möglich.

Die Veranstalter*innen können sehr genau konfigurieren, wie sie mit den Aufzeichnungen vorgehen wollen. Screenshot – nicht unter freier Lizenz.

Technische Voraussetzungen

Menschen mit designierten Rollen (Hosts, Co-Hosts, Referent*innen, Sponsor*innen, Diskussionsteilnehmer*innen und Dolmetscher*innen) müssen den Zoom-Client oder Zoom-Handy-App installieren und im besten Fall die aktuellste Version haben. Die Teilnehmenden müssen das nicht im Vorfeld machen, aber sie werden aufgefordert, den Client oder die App zu herunterladen, bevor sie für die Veranstaltungen der Plattform beitreten können.

Weil die Registrierung sowie der Zugang zur Veranstaltungsplattform mit einem Zoom-Konto verknüpft werden, müssen die Teilnehmenden überall mit dem gleichen Zoom-Konto eingeloggt sein.

Datenschutz

Hier kann man die Datenschutzerklärung von Zoom Events finden. Da die Sitzung als Webinar oder Meeting angelegt sein kann und man ein Zoom-Konto haben muss, gilt auch die Datenschutzerklärung von Zoom. Es gibt in den beiden Datenschutzerklärungen jeweils einen Abschnitt mit Informationen im Zusammenhang mit dem Datenschutz in Europa. Für die Nutzung von Zoom Events fragt Zoom die Teilnehmenden nur nach dem Zoom-Konto. Wenn Veranstalter*innen zusätzliche Fragen in das Anmeldungsformular ergänzen wollen, müssen sie ihre eigene Datenschutzerklärung verlinken. Die Teilnehmenden haben die Wahl, ob sie die zusätzliche Fragen beantworten wollen.

Unsere Learnings nach der ersten Veranstaltung mit Zoom Events

Im September 2021 veranstaltete Zoom das jährliche Zoomtopia in Zoom Events. Das war zugleich der Launch von der Plattform. Ende Oktober wurde das Produkt für die Öffentlichkeit freigeschaltet. Hinsichtlich dieser Freischaltung haben wir den Schritt gewagt, Ende November das #L21camp – Bildungsangebote für 2022 gestalten – online, hybrid, irl mit Zoom Events zu veranstalten. Es war zu erwarten, dass die Teilnehmenden sich mit der Plattform vertraut machen müssen. Sie haben diese „Hürde“ mit Offenheit und Neugier überstanden. Im Rahmen des Barcamps haben wir eine Barcamp-Session über unsere Erfahrung mit Zoom Events eingereicht, bei der die Teilnehmenden uns auch wertvolle Erfahrungsberichte gegeben haben. Die Erkenntnisse von der Session werden in diesem Etherpad dokumentiert.

Optimierungsbedarf bei der Verzahnung zwischen Zoom-Produkten

Die größte Herausforderung war die Registrierung zum Event. An sich braucht es für die Registrierung „nur“ ein Zoom Konto, deshalb wird man nach dem Klick auf den Registrierungsbutton auf der Website des Events zu der Loginseite auf zoom.us weitergeleitet, wo man sich entweder einloggen oder ein Zoom-Konto anlegen kann. Nach diesem Schritt hat eine entscheidende Weiterleitung gefehlt, nämlich zurück zu der Event-Seite. Viele Teilnehmenden waren verwirrt, ob die Registrierung bis zu diesem Schritt erfolgreich war. Die Bestätigungsmail von Zoom Events wäre ein Indiz dafür, dass man sich registriert hat. Ansonsten wird den Teilnehmenden empfohlen, die Event-Seite nochmal aufzurufen. Wenn es dort den Registrierungsbutton nicht mehr gibt, sondern den „Join Lobby“-Button, hat man es geschafft.

Die nächste Hürde kommt, wenn man auf den „Join Lobby“-Button klickt. Dabei wird man gefragt, ob das Event im Zoom-Client geöffnet werden kann. Wenn der Client nicht vorhanden ist, wird man aufgefordert, diesen herunterzuladen. Dieses Vorgehen ist ziemlich ähnlich zum Beitreten eines Zoom-Meetings. Allerdings muss man im Client mit dem gleichen Konto eingeloggt sein, das man für die Registrierung genutzt hat. In anderen Worten ist das Zoom-Konto der Zugang zum Event. Es sind insgesamt viele Schritte, bis man zur tatsächlichen Plattform des Events gelangen kann.

Gleichzeitig verbirgt sich hinter diesen Herausforderungen auch der größte Vorteil von Zoom Events: Als All-in-One-Lösungen müssen die Teilnehmenden sich nicht zwischen verschiedenen Plattformen und Kanälen orientieren, sondern von Anmeldung bis zur Dokumentation nur auf einer Plattform.

Die Event-Verwaltung ist noch sehr zentralisiert

Es war möglich, andere Menschen als „Co-Editor“ (dt. Mitredakteur*innen) hinzuzufügen. Diese Menschen können je nach Berechtigungen Änderungen an den Event-Details machen. Nach dem Hinzufügen werden sie eine Einladungsmail mit einem Link zur Bearbeitung bekommen. Nur über diesen Link können sie die Event-Details bearbeiten. Selbst wenn sie mit dem richtigen Zoom-Konto eingeloggt sind, gibt es keinen anderen Weg zur Event-Backstage.

Ein weiteres Problem war das Starten der einzelnen Programmpunkte. Nur das Konto mit der Zoom-Events-Lizenz kann einen Programmpunkt starten. Das ist vergleichbar mit einem Zoom-Meeting, bei dem nur der Host das Meeting starten kann. Beim Barcamp gab es bis zu 5 parallele Sessions, die nicht gleichzeitig starten konnten. Eine Person hat humorvoll angemerkt, dass es „wie früher bei Präsenzveranstaltungen“ war, als alle auf die Person mit dem Schlüsselbund warten mussten, die den Raum aufschließt.

Bildschirmaufnahme vom virtuellen Weihnachtsmarkt der bpb. Erst wenn die Meetings gestartet wurden, konnten die Teilnehmenden den Button zum Beitreten sehen. Screenshot – nicht unter freier Lizenz.

Andere Kommunikationswege werden benötigt

Die Kommunikation mit den Teilnehmenden vor dem Veranstaltungsbeginn hat über E-Mails stattgefunden. Wir haben einige Meldungen von Teilnehmenden bekommen, weil sie Unterstützung bei der Registrierung brauchten.
Eine telefonische Hotline am Tag der Veranstaltung hat sich als dringend notwendig und hilfreich erwiesen. Am Anfang des Barcamps haben wir zahlreiche Anrufe bekommen, weil die Teilnehmenden nicht zur Plattform gelangen konnten. Die häufigste Ursache unserer Erfahrung nach war, dass die Teilnehmenden nicht mit dem richtigen Zoom-Konto im Client eingeloggt waren. Manchmal hat es gereicht, den Zoom-Client zu aktualisieren oder den Rechner neu zu starten.

Gemischte Teilnehmenden-Erfahrung

Insgesamt haben wir gemischtes Feedback während unserer Barcamp-Session über Zoom Events bekommen. Viele Teilnehmenden waren von der neuen Plattform begeistert. Viele fanden es noch zu kompliziert. Eine Person hat sehr schön formuliert: „Ich würde bei den Learnings noch ergänzen, dass es ziemlich kompetente Teilnehmende braucht, die sorgfältig lesen, selbständig scrollen etc.“ Vorkenntnisse im Umgang mit Zoom und dem Zoom-Client würden sich hier auszahlen. Möglicherweise erledigen sich viele Schwierigkeiten ab der zweiten Veranstaltung, die man selbst mit der Plattform erlebt.

Insgesamt schneidet Zoom Events gut ab

Die Nutzungsoberfläche von Zoom Events ist wie bei anderen Zoom Produkten schlicht und modern gehalten. Die Zoom-Technik funktioniert gut, ist relativ ressourcenschonend und punktet in Sachen Barrierearmut. Es gibt keine überflüssigen Designelemente oder Animationen und die Plattform bietet Raum für das eigene Branding an. Die Veranstalter*innen haben bei jedem Element die Möglichkeit, eigene Grafiken oder Videos hochzuladen.

Bildschirmaufnahme vom virtuellen Weihnachtsmarkt der bpb. Hier sieht man alle Sessions und die Sessionvorschau in chronologischer Reihenfolge. Screenshot – nicht unter freier Lizenz.

Durch die internationale Bekanntheit von Zoom richtet sich Zoom Events auch an diverse Zielgruppen. Das zeigt sich durch die Programmübersicht, die sich automatisch an die Zeitzone des Gerätes anpasst. Damit wird Veranstalter*innen und Teilnehmenden die Zeitumstellung gespart. Obwohl die Nutzungsoberfläche und die Kommunikation per E-Mail von Zoom noch auf Englisch sind, wird das Meeting-Fenster je nach Spracheinstellung der Benutzer*in übersetzt. Das bedeutet, dass die Teilnehmenden während einer Session weiterhin alle Funktionen von Zoom verstehen können.

Auch dadurch, dass alle Meeting- und Webinarfunktionen von Zoom integriert werden, bleibt die Nutzung von Zoom Events für die Teilnehmenden relativ barrierearm. Es gibt weiterhin Funktionen wie automatische Transkription, nonverbales Feedback, Verdolmetschung, Unterstützung für Bildschirmleser.

Die Server-Stabilität von Zoom Events schneidet auch gut ab, weil die Plattform die gleiche Infrastruktur mit anderen Zoom Produkten teilt. Unter den gängigen All-in-one Veranstaltungsplattformen wird Zoom Events mithilfe der Integration von Zoom Meetings und Webinaren ein starker Konkurrent bleiben. In anderen Worten, bietet Zoom Events die Möglichkeit zur Professionalisierung von Zoom Meetings und Webinaren. Wenn man früher die Zugangsdaten zu den einzelnen Meetings und Webinaren teilen musste, werden sie nun auf einer Plattform gebündelt. Somit hätten die Veranstalter*innen mehr Flexibilität in der Planung und die Teilnehmenden müssen sich nur einen Link zur Plattform merken, wo die aktuellsten Informationen stehen.

Ausblick 2022

Zoom Events zeigt einen selbstverständlichen Schritt in der Weiterentwicklungsstrategie von Zoom. In der Zukunft werden verschiedene Zoom Produkte zunehmend miteinander verzahnt. Damit möchte das Zoom-Ökosystem mit anderen Marktführenden wie Slack oder Microsoft Teams konkurrieren. Auch wenn die Nutzung für sowohl Veranstalter*innen als auch die Teilnehmenden noch nicht ganz intuitiv ist, ist es vielversprechend, dass Zoom dieses Produkt anbietet und weiterhin daran entwickelt.

Jedoch merken wir, dass es noch viel mehr neugierige Veranstalter*innen braucht, um praxisnahe Verbesserungen zu schaffen. Inzwischen (Stand: Januar 2022) haben wir beobachtet, dass Zoom Events vermehrt im Bildungsbereich ausprobiert werden. Das ist unserer Meinung nach ein gutes Zeichen der Bereitschaft für neue Tools. Wir empfehlen, dass man Zoom Events erstmals mit kleinen internen Veranstaltungen ausprobiert, um Erfahrungswerte zu sammeln. Das Tool kann zum Beispiel im Kollegium für ein halbtägiges Barcamp oder einen Weiterbildungstag eingesetzt werden. Später kann man Veranstaltungen mit dem Sponsorenbereich erweitern. Dieser Bereich muss nicht unbedingt im kommerziellen Sinne genutzt werden, sondern eher als Ausstellungsbereich, wo Kolleg*innen oder Schüler*innen ihre Arbeitsergebnisse präsentieren.

Wie bei dem Ausprobieren von neuen Tools gilt nach wie vor, dass man als Veranstalter*innen mit den Teilnehmenden transparent kommunizieren soll. Dabei sollte es neben dem inhaltlichen Thema auch erstmal um das Kennenlernen der neuen Technik gehen. Am besten sollten die Teilnehmenden die Möglichkeit bekommen, über ihre Erfahrung zu berichten, zum Beispiel durch eine Evaluation oder Feedback-Session am Ende der Veranstaltung. Schließlich sollte in einer kollaborativen Umgebung die Unterscheidung zwischen den Veranstalter*innen als Inputgebenden und den Teilnehmenden als Inputnehmenden in den Hintergrund rücken, denn beide Rollen können zum Erfolg der Veranstaltung beitragen.

Dieses Material wurde in Kooperation mit der Bundeszentrale für politische Bildung (bpb) erstellt.

Lizenz

CC BY 4.0 Logo

Urheberinnen dieses Materials: „Phuong Nguyen / Agentur J&K – Jöran und Konsorten unterstützt durch Bundeszentrale für politische Bildung (bpb)“ | https://selbstlernen.net | Lizenz zu diesem Material: CC BY 4.0

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