Vorlage: Ein digitaler Sessionplan für Barcamps und Online-Barcamps

Schon länger gibt es verschiedene Formen von digitalen Sessionplänen. Dabei kommen entweder spezialisiertere Anbieter wie z.B. Camper oder generische Dienste wie z.B. Google Docs zum Einsatz. Letzteres spielt seine Vorteile aus, wenn es um kollaborative und live-nachvollziehbare Aktualisierungen geht. Außerdem lassen sich Textdokumente mit Tabellen, Formatierungen oder Grafiken individuell anpassen. Unsere Vorlage ist ein Google Doc, in dem der Sessionplan in einer Tabelle abgebildet wird.

Wir haben diese Fassung auf Basis einer jahrelang erprobten Vorlage erstellt und dabei Features ergänzt, die bei Online-Barcamps besonders wichtig oder überhaupt erst möglich werden. Für die praktische Umsetzung haben wir sehr gute Erfahrung in Kombination mit einem Online-Formular für die Sessioneinreichung (Kopiervorlage: https://www.selbstlernen.net/online-formular-sessionvorschlaege/) genutzt.

Erweiterte Möglichkeiten beim Online-Barcamp

Es gibt einige Punkte, die bei einem Online-Barcamp tendenziell einfacher möglich sind und die sich entsprechend im Sessionplan abbilden lassen:

Die digitale Erfassung der Texte erleichtert es, zusätzliche Inhalte zu erfassen, zum Beispiel einen kurzen Beschreibungstext oder Links zur Vorbereitung.
Es lassen sich Kategorien abfragen, die man über Symbole im Sessionplan abbilden kann. Im vorliegenden Beispiel wurden Emojis für das Format der Session verwendet: 👩‍🏫 Input | ⁉️ AMA – Ask Me Anything | 💬 Austausch | 🧰 Ausprobieren
Neben dem eigentlichen Sessionplan können zusätzliche Informationen geboten werden, beispielsweise kann man einen Zeitplan über oder zusätzlicher Erklärungen unter den Plan setzen.
Die Sessionräume und Dokumente zur Dokumentation können direkt bei jeder Session verlinkt sein.
Wenn Sessions als Video aufgezeichnet werden, sollten sich alle Beteiligten von Beginn an darüber im Klaren sein. Deswegen kann der Sessionplan einen entsprechenden Hinweis bieten, z.B. „Die mit einem ® gekennzeichneten Sessions werden von den Sessiongebenden aufgezeichnet. Dir ist es freigestellt, ob Du diese Sessions besuchen möchtest, auch kannst Du Dein Mikro und Deine Kamera ausschalten.“
Bei der Umsetzung des Plans auf diesem Weg gibt es noch zwei Besonderheiten zu beachten, die sich von den (von uns bisher verwendeten) Standards unterscheiden:

Selbst im Querformat wird es eng, wenn mehr als 5 oder 6 Spalten nebeneinander untergebracht werden müssen. Bei Barcamps mit mehr als 5 parallelen Sessions haben wir den Plan daher umgedreht (für Tabellennerds: „transponiert“), also die Zeiten auf Spalten statt auf Zeilen verteilt.
Bei Sessionplänen, die (auch) auf Papier genutzt wurden, haben wir es bewusst nicht ermöglicht, noch im Laufe des Tages nachträglich Sessions in den Plan aufzunehmen. (Hintergrund sind schlechte Erfahrungen damit, dass dann unterschiedliche Fassungen des Plans kursieren.) In der digitalen Form wird der Plan fast ausschließlich in der „live“ aktualisierten Form genutzt, so dass auch nachträgliche Ergänzungen in der Breite wahrgenommen werden.