Gute Dokumentation bei Barcamps – Teil 3: Tool-Auswahl zur Barcamp-Dokumention

Es gibt nicht das eine richtige Tool, was für alle Barcamps gleichermaßen gut funktioniert. Stattdessen gilt es jeweils zwischen Zugänglichkeit, Funktionalität, Nachhaltigkeit, Rahmenbedingungen und Offenheit abzuwägen:

Zugänglichkeit: Die Zugänglichkeit ist wahrscheinlich das Kriterium, was je nach Zielgruppe eines Barcamps sehr unterschiedlich definiert werden kann. Wenn sich sehr digital-affine Menschen treffen, die vielleicht sogar selbst coden, dann passt es zum Beispiel sehr gut, ein so genanntes Hackpad zu nutzen, was auf der Formatierungssprache Markdown beruht. Viele andere Zielgruppen wären mit solch einem Rahmen aber erst einmal ziemlich überfordert. Die Dokumentation würde nicht gut funktionieren. In diesem Sinne ist es empfehlenswert, sich an den Teilnehmenden zu orientieren, die die geringste technische Expertise mitbringen. Im Zweifel sollte also lieber das zugänglichere, als das sehr coole Tool ausgewählt werden. Zugänglichkeit umfasst ferner die Frage, über welche Geräte ich das Tool abrufen kann. Mehr und mehr wird es hier entscheidend, dass Tools auch über mobile Geräte mit kleineren Bildschirmen wie ein Smartphone oder ein Tablet funktionieren und nicht nur auf Laptops.

Funktionalität: Ein Tool zur Dokumentation muss es allen Beteiligten ermöglichen, darauf zuzugreifen und Inhalte einzutragen. Das sollte synchron und kollaborativ möglich sein. Nicht praktikabel sind vor diesem Hintergrund Tools, die einfach einzelne Beiträge einsammeln oder bei denen erst zwischengespeichert werden muss, bevor die nächste Person etwas einträgt. Stimmig sind aber cloudbasierte Tools zum kollaborativen Schreiben. Grundsätzlich wünschenswert ist die Möglichkeit, auch mediale Formate wie Bild, Audio oder Video in die Dokumentation ergänzen zu können. Wenn das aber zu Lasten der Kollaboration und der Synchronität geht, sollte hier besser der Umweg der Verlinkung gewählt werden.

Rahmenbedingungen: Neben Zugänglichkeit und Funktionalität gilt es schließlich noch die Rahmenbedingungen zu berücksichtigen. Dazu gehört zum Beispiel die Frage, ob alle während des Barcamps Zugriff auf ein stabiles WLAN haben, denn ansonsten kann auch nicht auf online-basierte Kollaborationstools zugegriffen werden. Darüber hinaus stellt sich die Frage, ob in der anbietenden Organisation eine bestimmte Infrastruktur vorhanden ist, die genutzt werden kann oder ob man auf offen im Internet verfügbare Tools zurückgreifen möchte. Die Wahl eines organisationsintern genutzten Tools kann hier gerade auch aus Perspektive der Zugänglichkeit für die Teilgebenden eine verständliche Entscheidung sein, schließlich ist allen das Tool dann bekannt. Es gilt aber immer abzuwägen, ob tendenziell weitere Beteiligte von außerhalb der Organisation auf diese Weise ausgeschlossen werden. Außerdem muss bedacht werden, dass dann auch die entwickelte Dokumentation nur organisationsintern zur Verfügung steht. Offenheit kann hier deshalb oft die bessere Wahl sein, auch wenn sie vielleicht auf den ersten Blick mit mehr Aufwand verbunden ist.

Nachhaltigkeit: Mit Nachhaltigkeit ist hier gemeint, dass die dokumentierten Inhalte perspektivisch online verfügbar bleiben. Gerade bei vielen offen zugänglichen Tools im Internet gilt stattdessen oft die Regel, dass eingegebene Inhalte nach ein paar Wochen oder Monaten gelöscht werden. Man kann aber nie vorher wissen, ob es in ein paar Jahren noch einmal spannend wäre, in eine bestimmte Sessiondokumentation hineinzuschauen. Wenn keine andere Möglichkeit als frei verfügbare Tools besteht, hat man deshalb zusätzlichen Aufwand, die Dokumentation nach dem Barcamp zu sichern und nachhaltig zur Verfügung zu stellen. Besser sind hier häufig Lösungen, bei denen man selbst die Hoheit über die erstellten Inhalte hat.

Offenheit: Den Aspekt der Offenheit haben wir uns bereits unter der Perspektive der Rahmenbedingungen im Sinne eines Zugangs für alle angesehen. Hinzu kommt noch der Anspruch, dass Dokumentationen sehr individuell unterschiedlich angelegt werden können, weil auch Sessions bei Barcamps sehr unterschiedlich sind. Hilfreich ist es vor diesem Hintergrund, dass das gewählte Tool für die Dokumentation zwar einen groben Rahmen vorgibt, der aber von allen Teilgebenden individuell unterschiedlich ausgestaltet werden kann.